Pengertian gudang, unsur-unsur gudang, jenis-jenis gudang, fungsi gudang dan macam-macam gudang

Pengertian Gudang 

Pergudangan adalah serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan ,pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran, dan pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan laporan) dengan tujuan mendukung kontuinitas kerja unit kerja, mendukung efektifitas dan efesiensi organisasi secara keseluruhan 

Gudang dapat didefinisikan sebagai tempat yang dibebani untuk menyimpan barang yang akan digunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai dengan jadwal

Gudang dapat juga digunakan sebagai sarana atau tempat jual beli (pasar) hasil berbeda-beda, mempunyai tenaga kerja yang cukup serta perlengkapan yg mendukung dan dengan jarak yang strategis. Penyimpanan ini bertujuan untuk kepuasan konsumen atau pengguna, penyimpanan dilkakukan dalam batas waktu yang lama maupun batas waktu yang pendek sesuai kebutuhan konsumen.

pengertian gudang dari berbagai literatur dan sumber :

1. Gudang adalah ruangan yang tidak bergerak, yang dapat ditutup tujuan tidak untuk dikunjungi oleh umum melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang( Perppu no.5 tahun 1962 )
2. Gudang dalam arti statis (gudang persediaan) : tempat atau bangunan tertutup didalamnya terdapat barang-barang serta tidak seorang pun yang boleh masuk kecuali pegawai yang diserahi tugas. Pengawasan barang-barang dalam gudang ditunjukan Bendaharawan materiil.
3. Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran) : tempat atau bangunan untuk menyimpan dan mendistribusikan barang-barang baik dari hasil pembelian maupun hasil pembuatan sendiri. 

Jadi, gudang diartikan  sebagai tempat menampung, menyimpan dan mendistribusikan barang-barang serta ada unsur manusia (orang) untuk mengatur (mengelola) barang-barang yang ada didalamnya.

 Unsur-unsur gudang

a. Adanya ruangan  

 pengertian Ruangan meliputi : 
 - Ruangan terbuka
Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk dicuri. contoh : batu, pasir dan sejenisnya 
- Ruangan setengah terbuka 
Sama halnya dengan ruangan terbuka, tetapi ruangan ini tidak memiliki atap tapi berpagrar. Dikarenakan biasanya digunakan untuk menyimpan barang yang rawan untuk dicuri. contoh :  batu bata dan sejenisnya.

b. Tertutup 
 yang dimaksud tertutup adalah ruangan tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci
c. Tidak bergerak
d. Tidak untuk lalu lintas 
yang dimksud tidak untuk lalu lintas adalah gudang tersebut bukan akses jalan keluar masuk yang dikhawitrkan menggangu kondisi barang yang disimpan. misalnya : gudang penyimpanan minyak, jika gudang tsb terletak ditempat yang digunakan untuk lalu lintas dikhawatirkan terjadi kebakaran.

Beberapa alasan mengapa perusahaan menyimpan barang didalam gudang : 

 1. Mengurangi aktifitas transportasi untuk biaya produksi

Pemindahan barang dengan menggunakan transport ada minimal volume yang menjadikannya lebih murah atau akan lebih mahal. dengan meminimalkan pemindahan barang-barang dari pabrik ke gudang simpanan, akan menghemat dan mmpercepat proses produksi selanjutnya.

2. Membantu  bagian produksi didalam menyediakan barang

Untuk melakukan produksi suatu barang, pabrik harus melakukannya minimal batch atau satuan produksi tertentu yg menyebabkan biaya produksi dapat lebih rendah. Jika penggunaan mesin produksi digunakan setiap saat barang dibutuhkan dengan jenis-yang berbeda, maka akan tercipta biaya tinggi dan waktu penyiapan yang tdk pendek.

3. Membantu bagian marketing didalam menyediakan pelayanan ke konsumen

Nilai tambah yang diharapkan oleh konsumen adalah kecepatan didalam pengiriman barang pada saat dilakukan permintaan oleh konsumen. Untuk menjamin dapat terlaksana, caranya adalah memastikan bahwa stok barang tsb tersimpan dgn baik didalam gudang, menjaga mutu dan keamanan barang.

Kegiatan dari penyimpanan :
a. Menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dengan rencana secara tertib, rapi dan aman
b. Menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yang ada di gudang
c. Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yang ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan
d. Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yang ada digudang

Manfaat penting yang diperoleh dari keberadaan pergudangan : 

a. Manfaat waktu yang didapatkan adalah bahwa barang akan memberikan keuntungan lebih apabila barang tsb disimpan digudang dan dikeluarkan ke pasar pada saat yang tepat.

b. Manfaat bentuk diperoleh apabila pada saat menunggu digudang dilakukan proses perakitan sehingga dari sisi bentuk, barang tsb akan memberikan manfaat lebih kepada konsumen.

  

 Jenis-jenis gudang

Gudang Pribadi/Swasta

Gudang ini dimiliki dan dioperasikan oleh pemasok dan reseller untuk dipergunakan dalam kegiatan distribusi mereka sendiri. contoh jaringan ritel besar menyediakan gudang untuk toko mereka atau grosir mengoperasikan sebuah gudang dimana ia menerima dan mendistribusikan produk.

Gudang Publik/Umum

Gudang umum adalah ruang yang dapat disewakan untuk mengatasi kebutuhan distibusi dalam angka pendek. Pengecer yang memiliki gudang sendiri mereka sendiri terkadang mencari ruang penyimpanan tambahan ika kapasitas gudang mereka tidak mencukupi atau jika mereka melakukan pembelian produk dalam umlah besar dengan alasan tertentu. contoh pengecer bisa memesan tambahan barang untuk memaksimalkan penjualan ditoko atau ketika ada harga promosi dari pemasok jika membeli dalam jumlah besar.

Climate-Controlled Warehouse,Iklim-Controlled Waregouse

Gudang penyimpanan yang menangani berbagai jenis produk dengan penanganan khusus kondisi seperti freezer untuk menyimpan produk beku dan kelembapan lingkungan 

Distibution Centre

Gudang ini berfungsi sebagai titik dalam sistem distribusi pada produk yang diterima dari berbagai pemasok dan segera dikirimkan ke banyak pelanggan. misalkan pengananan Distribution Centre untuk Perishable Food sebagai besar produk yang masuk dipagi hari dan didistribusikan pada akhir hari.

Gudang otomatis 

Dengan kemajuan teknologi dan robotika banyak gudang sekarang memiliki kemampuan otomatis. Tahapan otomatisasi sampai pada pemakaian conveyor belt untuk mengangkut barang sehingga memerlukan orang yang lebih sedikit untuk menangani kegiatan penyimpanan

Fungsi gudang 

Gudang berfungsi sebagai tempat menyimpan dan memelihara barang-barang yang disimpan didalamnya di samping tempat penyimpanan/menimbun dan memelihara

Gudang digunakan sebagai tempat mengolah, menyortir, membungkus dan mengepak barang-barang yang akan dijual atau dikirim.

fungsi penyimpanan diperlukan karena siklus produksi dan konsumsi jarang bisa sesuai. Banyak komoditi diproduksi musiman, sedangkan permintaan berjalan terus menerus. 

Dalam memafisilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, fungsi utama gudang : 

1) Penerimaan (receiving) : menerima material pesanan perusahaan, menjamin kuantitas material yang dikirim supplier, mendistribusikan material ke lantai produksi

2) Persediaan : menjamin agar permintaan dapat dipenuhi karena tujuan perusahaan → memenuhi kepuasaan pelanggan.

3) Penyisihan (put away) : menempatkan barang-barang dalam lokasi penyimpanan.

4) Penyimpanan (stroge) : bentuk fisik barang-barang yang disimpan sebelum ada permintaan.

5) Pengambilan pesanan (order picking) : proses pengambilan barang dari gudang sesuai permintaan 

6) Pengepakan (packaging) : langkah pilihan setelah proses pengambilan (picking) 

7) Penyortian : pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi pengambilan yang terdistribusi disebabkan variasi barang yang besar

8) Pengepakan dan pengiriman : pemeriksaan barang dalam kontainer hingga pengiriman 

Tugas pokok gudang adalah :

a. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaannya tsb

b. Menyimpan barang-barang sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas barang tsb 

c. Mengeluarkan barang-barang atas dasar bon permintaan dan perintah pengeluaran

d. Menyampaikan secara periodik laporan pertanggungjawaban mengenai penerimaan, penyimpanan, pengeluaran atas barang tsb.

Misi pergudangan : 

a. Sebagai penyeimbangan dan penyangga bervariasinya antara jadwal produksi dan permintaan. Pergudangan biasanya ditempatkan dekat dengan titik proses produksi. Frekuensi aktivitas penambahan persediaan dilakukan dalam periode bulanan sampai 3 bulan.

b. Sebagai produk mixing. untuk menghimpun dan penggabungan produk dari berbagai macam proses produksi dari suatu perusahaan atau beberapa perusahaan sebelum dikirim kepada pelanggan 

c. Pergudangan akan memperpendek arak transportasi dalam pendistribusian barang. Frukuensi pengambilan item dan pengirimannya ke pelanggan dilakukan setiap hari.

Macam-macam gudang

Macam-macam gudang berdasarkan berbagai aspek: 

1) Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya

a. Gudang tertutup

b. Gudang terbuka, dibedakan menjadi 2 :

- gudang terbuka yang tidak diolah adalah gudang yang berupa lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa diperkeras digunakan untuk menyimpan logistik yang tidak terpengaruh perubahan cuaca/untuk penyimpanan sifatnya sementara.

- gudang terbuka diolah adalah lapangan yang terbuka sudah diratakan dan diperkeras. digunakan untuk menyimpan logistik yang tdk cepat terpengaruh perubahan cuaca

c. Gudang semi tertutup (lumbung) adalah bangunan beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap dan digunakan untuk logistik yang memerlukan pertukaran udara maksimum, tidak memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara.

2) Berdasarkan fungsinya 

a. Gudang operasional 
b. Gudang pelengkapan 
c. Gudang pemberangkatan 
d. Gudang musiman

3) Berdasarkan barang-barang yang disimpan didalamnya

a. Gudang alat tulis
b. Gudang alat medis
c. Gudang BBM
d. Gudang tenun
e. Gudang alat rumah tangga
f. Gudang tekhnik
g. Gudang barang rongsokan

4) Berdasarkan tujuannya

a. Gudang pusat (stafel magazjine)
b. Gudang persediaan (gebruiks-gudang)
c. Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)
d. Gudang penyaluran

5) Berdasarkan jenis barangnya

a. Gudang transit
b. Gudang serbaguna
c. Gudang kedap udara
d. Gudang pendinginan
e. Tangki kering 
f. Gudang penyimpanan tahan api